מערכת חתימה דיגיטלית – להפוך תהליכים ארגוניים ליעילים ומאובטחים!

מאת: רן לב, מנהל פעילות Doxi חתימה דיגיטלית בקונסיסט

המושג חתימה דיגיטלית הינו מושג יחסית ותיק בתחום העסקי, אך יחד עם זאת, הוא חדש עבור ארגונים רבים בישראל ובעולם, ולמרות שהטכנולוגיה קיימת, רבים מהם עדיין לא הטמיעו תהליכים דיגיטלים בכל הקשור לטפסים ולחתימה. במקרים רבים, הסיבה לכך היא דבקות בהרגלים מסורתיים המוטמעים בפעילות העסקית השוטפת והחשש שהטמעת פתרונות כאלו תפגע בתהליכים עסקיים. משיחות עם ארגונים רבים ניתן לראות בבירור שארגונים מבינים את החשיבות בפתרון החתמה דיגיטלית אך עדיין יושבים על הגדר – גם מכיוון שהם אינם יודעים בוודאות כיצד להטמיע אותו וגם מכיוון שהם אינם מתרגמים את הצרכים שלהם לתהליכים דיגיטלים.

בעבר הלא רחוק, כאשר רצינו, לדוגמא, ליצור הסכם ולשלוח אותו לחתימה, נדרשו מספר פעולות שהיה צריך לבצע: החל מעריכת המסמך המקורי, הזנת הפרטים הרלוונטים ושליחה במייל. בצד של הארגון זה עוד היה פשוט יחסית. לעומת זאת, בצד של מקבל המסמך, התהליך היה מסורבל למדי: צריך להוריד את המסמך, להדפיס אותו, למלא את השדות הנדרשים – כולל חתימה, לסרוק בחזרה למחשב או לצלם אותו, לצרף אותו למייל ולבסוף לשלוח בחזרה לארגון. 5-6 פעולות שמצריכות זמן וטרחה לא מבוטלים ופשוט מיותרות.

עם מערכת החתמה דיגיטלית, לעומת זאת, ניתן לקחת כל מסמך ארגוני – הסכמי עבודה/חוזים, טופס הצטרפות, הוראות תשלום, הזמנות רכש ומסמכים רבים אחרים, ולבצע חתימה דיגטלית מרחוק ללא צורך לבזבז את זמנם היקר של עובדי הארגון והחותמים השונים. די ברור, אם כן, שחשוב וכדאי להטמיע מערכת חתימות דיגיטליות כגון DOXI – המאפשרת להפוך כל מסמך לטופס דיגיטלי בתהליך מהיר ופשוט.

נתחיל מהתחלה: חתימה דיגיטלית על מסמכים – טכנולוגיה ששינתה את העולם

קיימות  אינספור דוגמאות להרגלים וטכנולוגיות ששינו את העולם (DISRUPTIVE TECHNOLOGY), החל מפגישות ZOOM שחוסכות שעות של זמן נסיעה ופקקים, צ'אטים ובוטים חכמים המאפשרים מענה מהיר, אוטומטי ויעיל ללקוחות ופתרונות דיגטלים רבים אחרים שהפכו תהליכים עסקים מייגעים לפשוטים, אוטומטים ויעילים. החתמה דיגיטלית וסבב חתימות דיגיטליות מהווחים חלק מתהליכים דיגיטלים וחשובים אלו.

מה היא בכלל חתימה דיגיטלית?

תהליך חתימה דיגיטלית נקרא גם חתימה אלקטרונית. מדובר בשני מושגים כמעט זהים, הפועלים באלפי ארגונים גדולים, בינוניים ואף קטנים בישראל. המושג "חתימה דיגטלית" הפך לשגור בתהליכים עסקיים רבים ובמדינות רבות הוא כבר הפך לתרבות ארגונית נפוצה. המטרה היא כמובן להפסיק עם עבודת הניירת, לחסוך את הצורך במעקב מייגע ובזבזני אחרי מסמכים הנמצאים בתהליך ולשפר את התדמית של הארגון אל מול לקוחות, שותפים עסקיים, ספקים וכמובן גורמים בתוך הארגון כמו עובדים ומנהלים.

כאשר הארגון מעוניין להטמיע מערכת חתימה דיגיטלית, השאלה הראשונה שעולה היא האם המוצר עומד בתקנות של חתימה דיגיטלית בישראל. מרבית המוצרים בשוק עומדים בתקנות אלו, אך עדיין חיוני לוודא זאת. בואו נעשה סדר במושגים כדי להבין את ההבדל בין סוגי החתימות הדיגיטליות למינהן. ההסדרה (רגולוציה) בישראל מתייחסת למספר סוגי חתימות דיגיטליות:

• חתימה דיגיטלית גרפית – בין אם מדובר בחתימה המתבצעת באופן פיזי באמצעות עט ונייר, או באופן דיגיטלי באמצעות עכבר המחשב או מסך הסמארטפון – מדובר בחתימה שאיננה מאובטחת ואיננה מבטיחה או מאשרת את זהות החותם.
  
  
• חתימה דיגיטלית מאובטחת – לעומת הגרפית, מאפשרת לאשרר את זהות החותם ולמנוע שינויים כלשהם במסמך לאחר שהוא נחתם באופן דיגיטלי. חתימה זו, המשרתת 95% מסוגי הצרכים העסקיים בישראל, מאפשרת החתמה על מסמכים ארגוניים כגון חשבוניות, מסמכי השקעה, פוליסות ביטוח ואחרים. מרבית מערכות התוכנה הדיגיטלית הנמכרות כיום מספקות מענה לדרישות החתימה הדיגיטלית המאובטחת, ומבטיחות שהמסמך יכלול מידע נוסף שהמערכת קולטת כדי לוודא את זהות החותם.
  
  
• חתימה דיגיטלית מאושרת – בנוסף לחתימה הגרפית והמאובטחת, קיימת גם ה'חתימה הדיגיטלית המאושרת' אשר משרתת צורך מאוד ספציפי ומספקת מענה לחתימה על מסמכים רגישים במיוחד כגון מסמכי חיסיון רפואי, מסמכי שינוע חומרים מסוכנים ושימושים פרטניים נוספים הנדרשים עפ"י חוק.

האם חתימה דיגיטלית מאובטחת קבילה בבית משפט?

ארגונים רבים חוששים מעבודה עם תוכנה לחתימה דיגיטלית לא רק בגלל הרגלים מסורתיים אלא בגלל הספק שמא המסמך הסופי לא יהיה קביל בבית משפט במידע ויתעורר צורך בכך. אבל בפועל, תהליך של חתימה פיזית על ניירת איננו באמת מאובטח או בטוח יותר מחתימה דיגיטלית. במקרים רבים, ההיפך הוא הנכון – כאשר חותמים וסורקים מסמך או שומרים אותו בתיקייה פיזית, זה לא בהכרח מבטיח שמי שחתם הוא באמת מי שחתימתו מתנוססת על המסמך. השימוש בתוכנה לחתימה דיגיטלית למעשה ממקסם את רמת האמון בחתימה, והוא מאפשר לקיים תהליך יעיל ומאובטח יותר, לעמוד בדרישות החוק, ובעיקר, לאמת את זהותו של החותם במספר שיטות מוכחות, כולל אימות דו-שלבי (2FA), סיסמאות, ושילוב של מספר שיטות כדי להבטיח את רמת האמון הגבוהה ביותר.

בעזרת כלים טכנולוגיים ואמצעי אבטחה משולבים ניתן לאבטח את המסמך ולהבטיח את האימות המלא של החותם ולבסוף לחזק את כוח החתימה אל מול התהליך העסקי.

עסק דיגיטלי – יתרונות וחסרונות

כאשר עסק הופך להיות דיגיטלי מקצה לקצה, אין פירושו של דבר שהוא מוותר על יחס אישי ללקוחות ולמשתמשים אחרים. מחקרים רבים מראים כי קיצור וייעול של תהליכי עבודה מורכבים באמצעות פתרונות דיגיטלים משפרים את חווית הלקוח ומחזקים את הקשר בינו לבין הארגון.  כשארגון מטמיע מערכת חתימה דיגטלית, הדבר משליך לטובה גם על תהליכים חיצוניים אל מול לקוחות וגם על תהליכים פנים-ארגוניים כגון החתמת עובדים על חוזי העסקה, טפסי הצטרפות, מסמכי סודיות, תקנוני חברה (מניעת הטרדה מינית) ורבים אחרים.. מערכת חתימה דיגיטלית מייעלת גם תהליכי רכש ולוגיסטיקה. ניתן לראות כי יישום פתרונות טרנספורמציה דיגיטלית מסייע משמעותית להתקדמות הארגון.

כמובן שחיוני לדעת כיצד ליישם נכון כל פתרון דיגיטלי, ולא חסרים מקרים שבהם נרכשו והוטמעו פתרונות דיגיטלים, אך היישום שלהם נכשל מגוון סיבות, והוביל לפגיעה בארגון. לכן, לא מספיק שהטכנלוגיה טובה, אלא נדרש גם ניסיון וידע מצד מיישמי המערכת כדי להצליח בתהליך ולהוביל לתוצאה הרצויה.

מערכת חתימה דיגיטלית – מה חשוב לבדוק?

בישראל ובעולם קיימים פתרונות רבים וטובים לחתימה דיגיטלית, אך רק חלקם נותנים מענה מלא לצרכים הארגוניים והעסקיים של חברות. אז מה חשוב לבדוק ואיך זה עובד? כאשר ארגון רוצה לרכוש מערכת חתימה דיגיטלית הוא במקרים יכנס לגוגל או לקבוצות מומלצות ויחפש "חתימה דיגטלית" , שם הוא ויחשף לכמות לא קטנה של פתרונות אשר ברובם ייתנו את המענה הבסיסי ביותר לצרכיו.

באופן טבעי, ככל שהצרכים של הארגון מורכבים יותר, יידרש "מסמך דרישות" – אשר משקף את התהליך העסקי המצוי והרצוי, כולל התייחסות לסדר התהליכי בו הדברים קורים. מסמך דרישות הינו חיוני להצלחת התהליך שכן הוא מציג את הצרכים של הארגון בצורה ברורה.

מערכת החתימה הדיגטלית Doxi (דוקסי) מציגה ממשק ייחודי ומאובטח המאפשר לארגונים גם בצד החותם לצרף חותמת חברה למסמך הנדרש ובמידת הצורך גם לפתוח מצלמה במכשיר הנייד ולסרוק את החותמת הפיזית של הארגון ולהוסיפה למסמך בנוסף לחתימה. המערכת מספקת פתרנות יעילים רבים ופותחה ע"ב עבודה עם ארגונים גדולים בישראל ובעולם, החל מחברות הביטוח, בתי השקעות, חברות הפצה, נדל"ן ותשתיות, חברות קמעונאות, גופים ציבוריים, עיריות ומועצות ועוד רבים אחרים.

אז הנה כמה טיפים לתהליך של יישום ועבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית

• הדבר הראשון שהארגון צריך לעשות זה להכין רשימה של הצרכים שלו – להבין טוב טוב מה הוא עושה היום (המצב המצוי) ואיך הוא רואה את זה קורה בעתיד ובצורה דיגיטלית (המצב הרצוי). חשוב לאפיין כל שלב ושלב ולכתוב את כולם בצורה ברורה, בין אם מדובר בתהליכי מכירות, רכש, כספים, גיוס ובכלל.
  
  
• השלב השני הוא לוודא שהחברה שמיישמת את המוצר מתאימה עבור הארגון והיא מספקת לא רק את המוצר הטכנולוגי הטוב ביותר אלא את כל המעטפת המקצועית. ארגונים רבים בתחילת הדרך רוצים שילוו איתם יד ביד דרך כל שלבי הטמעת הפתרון, שכן רק כך ההרגלים החדשים יתחילו לפעול בתוך ה-DNA של הארגון. לכן, הטמעה מוצלחת דורשת 'גב' איתן ומקצועי מהמיישמת של המערכת.
  
  
• תמיכה ושירות: יש לוודא שהארגון יוכל לקבל מהחברה שמיישמת את המערכת את מעטפת התמיכה והשירות הנדרשים – החל מהשלב הראשוני שכולל הדרכה והטמעה של המערכת ולאחר מכן את כל שירותי התחזוקה והתמיכה הנדרשים בפעילות השוטפת לאורך שנים

לסיכום, ארגון אשר מעוניין להתייעל באמעצות הטמעת מערכת חתימה דיגיטלית צריך להבין את היתרונות והרווחים שינבעו מיישום הפתרון בארגון. חשוב להבין שמדובר בתהליך חדש עם דרישות רגולטוריות שלבסוף נוגע בלב התהליכים העסקיים שמניעים את הארגון כולו.

אז תתחילו להחתים דגיטלית עם DOXI! אנחנו כאן בקונסיסט, החברה שפיתחה את המערכת והמיישמת שלה, עומדים לרשותכם לכל שאלה ורוצים לתרום לכם מהידע והניסיון שצברנו בהטמעת מערכת החתימות הדיגיטליות במאות ארגונים מובילים!